Подготовка проекта по переезду в новый офис ООО АН «Династия» в г. Тюмени

В связи со сложившейся ситуаций (повышение арендной платы, отсутствие необходимости иметь офис в проходном месте, где отсутствует возможность парковки более четырех автомобилей сразу) на одном из совещаний в ООО АН «Династия» было принято решение в ближайшее время переехать в другой офис. Для этого был составлен план проекта по переезду в новое здание, который планируется начать осуществлять в конце мая - начале июня 2012 года.

Так же, как и в предыдущем случае было составлено проектное задание, основные моменты которого представлены ниже:

. Цель проекта - переезд основного офиса ООО АН «Династия» в новое здание, которое соответствовало бы нуждам компании и позволяло избежать лишних финансовых затрат;Для достижения этой цели необходимо будет подготовить офис к переезду, найти подходящее сдаваемое в аренду помещение, заключить необходимый договор, обеспечить полное телекоммуникационное обеспечение нового помещения, организовать сам процесс переезда, включающий в себя и упаковку инвентаря, и оповещение о переезде сотрудников, клиентов, партнеров, анализ результатов и подготовку всей документации, в том числе и отчетов. Ограничения установлены и указаны ниже.

. Покровитель проекта - директор компании Кравцова М.В.;

. Менеджер проекта - студентка Плотникова Д.И.;

. Ключевые члены команды - и.о.директора компании Бухарина Н.О., офис-менеджер Халилова О.В.;

. Люди, согласие и одобрение которых необходимо на проектную работу - консультант Ромашкин Г.С.;

. Ограничения проекта:

· Финансовые - 100 000 руб. (не включая первоначальный арендный платеж);

· Временные - не более двух месяцев с даты начала реализации проекта;

Основным инструментом, который предполагается использовать в ходе работы, так же будет ПО Microsoft Project >.

Основной перечень работ, которые необходимо выполнить, представлен в столбце «Задачи» основной таблицы диаграммы Ганта (рисунок 2.13).

Рис. 2.13 Составление списка основных работ и определение их сроков

Затем была сформирована диаграмма Ганта (рисунок 2.14), позволяющая схематично представить смену задач в ходе выполнения и проекта и проследить критический путь (минимальное время, необходимое для достижения поставленной цели и окончания проекта).

Рис. 2.14 Диаграмма Ганта для проекта по переезду офиса

Из диаграммы Ганта видно, что при дате начала реализации проекта 23 мая 2012 года, завершиться он должен к 20 июля 2012 года. Изменения дат в течение работы является практически неотъемлемой чертой любого проекта, поэтому и здесь возможны некоторые коррективы.

Была составлена предварительная смета затрат (таблица 2.3.1), планируемых и возможных при работе с данным проектом.

Таблица 2.3.1

Смета затрат для проекта по переезду офиса

Стоит так же отметить, что изначально планировалось открытие второго, то есть дополнительного офиса в г.Тюмени, но было принято решение перенести данное мероприятие на начало 2013 года, а в данный момент организовать переезд основного офиса, чтобы сократить издержки на содержание существующего помещения и, тем самым, минимизировать риск финансовых проблем при открытии дополнительного офиса.