|
. Наличие документации на систему обеспечения контроля в организации, соблюдение требований этой документации с целью установления контроля над возникающими проблемами и выявлен недостающих органов управления.
Деятельность группы обеспечения качества функционирования систем управления. Группа обеспечения качества функционирования систем управления является по своему составу немногочисленной, поскольку она не несет ответственность за всю систему на прё приятии, а только обеспечивает управление системой и оценивает степень ее эффективности. Кроме того, системы изменяются нечасто. Основными задачами службы обеспечения качества функционирования систем являются:
. Проведение проверки системы, распространяющейся на несколько видов деятельности.
. Проведение проверок в рамках отделов.
. Координация программ проведения самооценки.
. Обеспечение обучения и подготовки кадров в области управления системами.
. Представление рекомендаций руководству по проблемам yправления системами.
Проверка системы предусматривает проведение оценки эффективности конкретного вида деятельности, связанной с достоверностью полученных данных, производственным контролем, осуществлением контроля за отбракованным материалом, процессом найма на работу, безопасностью и другими сторонами деятельности. Такая проверка распространяется на все стороны деятельности и является дорогостоящим и трудоемким процессом, однако полученные результаты имеют важное значение для успешной деятельности организации.
Подобные глубокие и всесторонние анализы необходимо проводить часто. Это, в первую очередь, определение соответствия системы цели ее существования. При этом возможно, окажется, что какая-то система требует замены или просто не нужна. Проверки системы имеют исключительно важное значение, поскольку с их помощью оценивается эффективность механизмов, от которых зависит успешная деятельность всей организации. Они также являются основой для проведения проверок в рамках подразделений.
Началу выполнения программы проверки предшествуют составление перечня ключевых систем и определение первоочередности каждого вида деятельности в зависимости от его значимости для организации и вероятности изменений. Затем по каждой ключевой системе разрабатывается график проверки.
Успешное выполнение проверки системы зависит в значительной степени от данных, которыми располагает руководство высшего звена. Руководство должно рассматривать каждое отклонение со всей серьезностью, поскольку даже незначительные отклонения являются симптомами опасной болезни.
Проведение проверки в рамках подразделений. В большинстве организаций, фирм ежегодное проведение проверок в рамках каждого подразделения нецелесообразно. Служба обеспечения качества функционирования систем может выбрать одно конкретное подразделение для проверки один раз в год. Этого вполне достаточно для определения его соответствия предъявляемым требованиям. При выборе подразделения в первую очередь проверяются подразделения, в которых недавно произошла смена руководства или наблюдается приток новых сотрудников, поскольку эти области являются потенциально проблемными.
При проведении проверок в рамках подразделения анализируется вся его деятельность. Рассматривается степень соблюдения подразделением установленных процедур и анализируются методы управления на предмет их эффективного функционирования. Проверка обычно начинается с изучения основной задачи подразделения, регистрации анализа его деятельности и контрольного перечня самооценки руководителя. Затем проверка распространяется на всю систему управления, функционирующую в рамках подразделения. Проверяющие анализируют производительность, обсуждают с сотрудниками методы управления и используемые процедуры, а также лично оценивают соответствие деятельности отдела установленным системам. Проверяющие встречаются с потребителями продукции этого подразделения с целью определения ее соответствия их требованиям.
|
