Организация документооборота как основа формирования и реализации СМК

Создание и функционирование системы управления качеством, ее элементы, требования, положения, распределение функций, ответственности, прав и обязанностей, взаимодействие подразделений по управлению качеством и т.п. в соответствии с принципами системного управления и МС ИСО следует документально оформлять.

При этом процессами документирования и выполнением положений всех документов следует управлять, например, на основе разработанной специально для этого документированной процедуры [18]. Такая процедура должна предусматривать:

- проверку используемых документов на соответствие их оригиналам;

анализ и порядок внесения по его результатам изменений, обеспечение идентификации изменений, статуса пересмотра и хранения документов;

- порядок переутверждения документов;

порядок обеспечения документами и проверки применения их на рабочих местах;

- идентификацию и управление внешними документами;

- порядок предотвращения применения морально устаревших и управления утратившими силу документами.

Методической основой создания этого документационного комплекса объективно являются регламентация (стандартизация, унификация) и планирование, отражающие особенности рыночной концепции. Это значит, что цели и деятельность в области повышения и обеспечения качества определяются в строгом соответствии с требованиями потребителей и рыночным спросом, а также, что очень важно, заключенными контрактами. Последнее вызывает необходимость строгого выполнения со стороны всех исполнителей своих функций в области качества в точном соответствии с технологией, т.е. без ошибок. При этом плановые мероприятия ЦПК служат базой конкретизации в достижении целей управления качеством, так как в программе необходимо предусматривать ресурсное обеспечение достижения этих целей [19].

Значение документации в современном представлении управления качеством является очень важным, так как на ней основана вся последовательность действий по обеспечению требуемого потребителями качества. Она во многом обеспечивает соответствие:

- состава и подготовки персонала;

идентификации и прослеживаемости;

фактических результатов и процессов;

эффективности и функционирования всей системы управления качеством.

К документации необходимо предъявлять жесткие требования к качеству ее содержания, в частности таких, как:

- целенаправленность и соответствие целям и политике предприятия;

комплексность, включая наличие положений по взаимодействию и взаимосвязям предприятия со всеми структурами внешней среды (потребителями, поставщиками и т.п.);

- логическая последовательность и четкость изложения информации;

краткость, конкретность, простота и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

достоверность и убедительность аргументации;

информационная выразительность;

функциональность (например, скорость обработки);

достаточность и обоснованность;

малый объем;

минимизация потребности в ресурсах;

малоизменчивость (стабильность);

своевременность;

доступность и понятность для восприятия;

разборчивость;

возможность пересмотра и восстанавливаемости;

простота в использовании;

качественная содержательность;

соответствие современному и перспективному менеджменту знаний;

возможность сравнения с лучшими видами документации.